Atacado Tech 26

Seu ERP já sabe quais clientes estão indo embora.

Três perguntas simples sobre as notas que você já emite mostram quem está comprando bem, quem está esfriando e quem parou. Esta cartilha leva você do conceito até a primeira lista de clientes para ligar, usando os seus próprios dados.

90 dias atráshoje

Cada ponto é uma nota fiscal; o tamanho é o valor. Dados fictícios.

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Por que começar pelo RFM

Numa distribuidora, a carteira é grande e o tempo do vendedor é curto. Sem um critério, ele visita quem conhece melhor, não quem mais precisa de atenção.

O RFM é a forma mais simples de dar esse critério. Ele não precisa de sistema novo, de cadastro perfeito nem de cientista de dados: só da lista de notas faturadas, que todo ERP tem. Com ela você responde, para cada cliente, se ele comprou recentemente, se compra com frequência e quanto compra.

Olhando isso hoje e comparando com 90 dias atrás, aparece o que mais interessa ao comercial: quem caiu, quem parou, quem melhorou e quem chegou. É o primeiro passo para uma distribuidora digital: decisão de carteira baseada em dado, revisada toda semana.

O que você leva daqui: o conceito, um simulador, um laboratório que roda no seu navegador, uma planilha modelo para extrair do ERP, prompts prontos para sua IA e um plano de 30 dias.
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As três perguntas

Cada letra é uma pergunta sobre o comportamento de compra. Juntas, elas dizem mais do que o faturamento sozinho.

R
Recência: quando foi a última compra?

Dias desde a última nota. Cliente que comprou há 3 dias está ativo; há 70 dias, provavelmente está comprando de outro.

F
Frequência: quantas vezes comprou?

Número de notas nos últimos 90 dias. Mostra hábito: quem compra toda semana depende de você.

M
Monetário: quanto comprou?

Soma em R$ nos últimos 90 dias, já descontadas as devoluções. Mostra o peso do cliente no seu caixa.

Monte um cliente

Mexa nos controles e veja como as notas e o segmento mudam.

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De números a notas

Para comparar clientes diferentes, cada medida vira uma nota de 1 a 5. As faixas abaixo são um ponto de partida para atacado que atende pequeno varejo; você ajusta ao seu negócio.

Dica para ajustar o M: ordene os clientes pelo valor comprado em 90 dias. O valor que separa os 20% maiores vira o piso da nota 5; os 40% maiores, da nota 4; e assim por diante. O laboratório faz isso por você no botão "Sugerir faixas de M".

Na prática, com clientes do exemplo

O segmento usa a nota R e a média de F e M, arredondada para baixo (chamamos de FM). Separar a recência é proposital: é ela que avisa primeiro que um cliente está indo embora.
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O mapa de segmentos

Cruzando a nota R com a nota FM, cada cliente cai numa célula do mapa. Seis segmentos bastam para começar. Toque numa célula para ver quem está lá e o que fazer.

FM: frequência e valor (1 a 5) →

Os números são quantos clientes do exemplo estão em cada célula hoje. Eixo vertical: nota R, com 5 no topo.

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Duas janelas de 90 dias

Uma foto só diz onde o cliente está. Comparando a foto de hoje com a de 90 dias atrás, você vê para onde ele está indo.

Período anterior
Calculamos R, F, M e segmento como se hoje fosse o último dia deste período.
Período atual
Mesmas regras, mesmas faixas. Só muda a janela.
MelhorouA soma das notas R+F+M subiu 2 pontos ou mais.
EstávelVariou menos de 2 pontos para cima ou para baixo.
PiorouA soma caiu 2 pontos ou mais. Primeiro alerta.
Parou de comprarComprou no período anterior e nada no atual.
NovoNão tinha compra antes do período atual.
Por que 90 dias? É longo o bastante para cobrir clientes que compram uma vez por mês e curto o bastante para reagir antes de perder o cliente. Se o seu ciclo for diferente, mude a janela; o importante é que as duas tenham o mesmo tamanho.
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Laboratório

Abaixo está o cálculo completo sobre 60 clientes fictícios. Quando tiver a extração do seu ERP no formato da planilha modelo, solte o arquivo aqui: o cálculo acontece no seu navegador e nenhum dado sai do seu computador.

Clientes por segmento

Hoje x 90 dias atrás

Movimento da carteira

Quantos clientes em cada situação

Matriz de migração

Linhas: segmento 90 dias atrás. Colunas: segmento hoje. A diagonal são os que ficaram onde estavam; à direita dela, quem caiu; à esquerda, quem subiu.

Por carteira de vendedor

Onde está o risco de cada carteira. Ordenado pelo valor perdido.

Ajustar as faixas das notas

As mesmas faixas valem para os dois períodos. Mudou aqui, muda o laboratório, o simulador e o mapa.

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Tirando os dados do ERP

Você precisa de uma única lista: as vendas faturadas dos últimos 180 dias, uma linha por nota. A planilha modelo já traz o layout, um dicionário de campos e as fórmulas do RFM prontas.

CampoPrecisa?O que éExemplo
data_vendaSimData de emissão da NF (faturamento)15/09/2026
documentoSimNúmero da NF ou do pedido faturadoNF 104520
cod_clienteSimCódigo interno do clienteC1001
nome_clienteSimNome fantasia ou razão socialMercadinho São Jorge
valor_liquidoSimTotal da NF menos descontos, sem frete e impostos destacados3250,90
vendedorRecomendadoVendedor ou RCA da carteiraFernanda
cidade, ufOpcionalPara rota e regiãoGuarulhos, SP
ramo_atividadeOpcionalMercearia, padaria, bar, restaurante...Minimercado

Fica de fora

Notas canceladas, bonificações, remessas, transferências entre filiais e vendas para a própria empresa.

Entra negativo

Devoluções, com o mesmo código de cliente. Elas reduzem o M, mas não contam como compra no F.

Vale decidir antes

Clientes com várias lojas: analisar cada loja ou o grupo (CNPJ raiz)? Para a carteira do vendedor, normalmente cada loja.

Se o seu ERP aceita consulta SQL

Os nomes de tabelas e campos mudam de ERP para ERP. Use como roteiro e peça ajuda à TI ou à sua IA (veja o prompt "Montar a consulta no ERP").

-- Vendas faturadas dos últimos 180 dias, uma linha por nota
SELECT
  nf.data_emissao                       AS data_venda,
  nf.numero_nf                          AS documento,
  cli.codigo                            AS cod_cliente,
  cli.nome_fantasia                     AS nome_cliente,
  CASE WHEN nf.tipo = 'DEVOLUCAO'
       THEN -(nf.valor_total - nf.valor_desconto)
       ELSE  (nf.valor_total - nf.valor_desconto) END AS valor_liquido,
  ven.nome                              AS vendedor,
  cli.cidade, cli.uf,
  cli.ramo                              AS ramo_atividade
FROM notas_fiscais nf
JOIN clientes   cli ON cli.id = nf.cliente_id
LEFT JOIN vendedores ven ON ven.id = cli.vendedor_id
WHERE nf.data_emissao >= CURRENT_DATE - 180
  AND nf.situacao = 'AUTORIZADA'           -- sem canceladas
  AND nf.tipo IN ('VENDA','DEVOLUCAO')     -- sem bonificação, remessa, transferência
ORDER BY nf.data_emissao;
Sem acesso a SQL? Quase todo ERP tem um relatório de "vendas por cliente" ou "notas emitidas" que exporta para Excel. Exporte com essas colunas e ajuste no modelo. Na dúvida, o prompt de validação na próxima seção confere se a extração está boa.
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Prompts para praticar

Funciona no ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot ou na IA que sua empresa usa. Copie, troque o que está entre colchetes e anexe a planilha quando o prompt pedir. Comece com os dados do exemplo; depois repita com os seus.

Antes de anexar dados reais: troque nomes e CNPJs por códigos e confira a política da empresa sobre uso de IA. Para o RFM, o código do cliente basta.

Montar a consulta no ERP

Para quem tem acesso ao banco ou a uma ferramenta de relatórios.

Você é um analista de dados especialista em ERPs de distribuidoras e atacados no Brasil.
Meu ERP é [nome do ERP, ex.: Winthor, Protheus, Sankhya, Bling, Omie] e o banco é [SQL Server / Oracle / PostgreSQL / não sei].

Preciso de uma consulta que traga as vendas faturadas dos últimos 180 dias, com UMA LINHA POR NOTA FISCAL, nestas colunas e nesta ordem:
data_venda, documento, cod_cliente, nome_cliente, valor_liquido, vendedor, cidade, uf, ramo_atividade

Regras:
- valor_liquido = total da nota menos descontos, sem frete e sem impostos destacados (ST, IPI);
- excluir notas canceladas, bonificações, remessas, transferências entre filiais e vendas para a própria empresa;
- devoluções entram como valor negativo, com o código do cliente original;
- se o ERP guardar por item, agrupar por nota.

Me entregue: 1) a consulta comentada linha a linha; 2) as tabelas e campos do [ERP] que você supôs, para eu confirmar com a TI; 3) três conferências que eu devo fazer no resultado antes de usar.

Ajustar um relatório exportado

Para quem só consegue exportar um relatório pronto.

Exportei um relatório de vendas do meu ERP. Abaixo estão o cabeçalho e as 10 primeiras linhas:
[cole aqui]

Quero transformar esse relatório no layout padrão de RFM, com uma linha por nota fiscal e estas colunas:
data_venda (dd/mm/aaaa), documento, cod_cliente, nome_cliente, valor_liquido (número), vendedor, cidade, uf, ramo_atividade

1. Diga qual coluna do meu relatório corresponde a cada coluna do padrão e o que está faltando.
2. Se o relatório estiver por item, explique como agrupar por nota no Excel (tabela dinâmica ou fórmula).
3. Aponte linhas que provavelmente não são venda (cancelada, bonificação, transferência) pelos sinais que aparecem nos dados.
4. Liste os passos no Excel, um por um, para chegar ao layout final.

Validar a extração

Anexe a planilha antes de rodar qualquer análise.

Anexei a extração de vendas da minha distribuidora (aba Vendas). Antes de calcular o RFM, faça uma auditoria da base e me devolva uma tabela com: verificação, resultado, quantas linhas afetadas e o que devo corrigir.

Verifique:
- período coberto (primeira e última data) e se há dias sem venda que pareçam falha de extração;
- notas duplicadas (mesmo documento e cliente repetidos);
- valores zerados, negativos e muito fora do padrão (acima de 3 desvios da média);
- clientes com o mesmo nome e códigos diferentes;
- linhas sem vendedor;
- faturamento total por mês, para eu comparar com o relatório oficial.

Não corrija nada sozinho: só aponte.
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Da análise à carteira

Carteirizar é decidir, para cada cliente, quem cuida, com que frequência e com qual objetivo. O RFM dá a primeira versão dessa decisão; a experiência do time ajusta.

A rotina que sustenta o modelo

Segunda-feira

Atualizar a extração, recalcular e enviar a lista da semana para cada vendedor. Leva 20 minutos depois de pronto.

Durante a semana

Vendedor registra o resultado de cada contato com Em risco: motivo da queda e próximo passo. Uma coluna na planilha basta.

Todo mês

Comparar a matriz de migração com a do mês anterior. Se o número de "Parou de comprar" não cai, a ação precisa mudar.

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Seus primeiros 30 dias

Um caminho curto para sair do conceito e chegar à primeira rotina. Marque o que já fez; fica salvo neste navegador.