Seu ERP já sabe quais clientes estão indo embora.
Três perguntas simples sobre as notas que você já emite mostram quem está comprando bem, quem está esfriando e quem parou. Esta cartilha leva você do conceito até a primeira lista de clientes para ligar, usando os seus próprios dados.
Cada ponto é uma nota fiscal; o tamanho é o valor. Dados fictícios.
Por que começar pelo RFM
Numa distribuidora, a carteira é grande e o tempo do vendedor é curto. Sem um critério, ele visita quem conhece melhor, não quem mais precisa de atenção.
O RFM é a forma mais simples de dar esse critério. Ele não precisa de sistema novo, de cadastro perfeito nem de cientista de dados: só da lista de notas faturadas, que todo ERP tem. Com ela você responde, para cada cliente, se ele comprou recentemente, se compra com frequência e quanto compra.
Olhando isso hoje e comparando com 90 dias atrás, aparece o que mais interessa ao comercial: quem caiu, quem parou, quem melhorou e quem chegou. É o primeiro passo para uma distribuidora digital: decisão de carteira baseada em dado, revisada toda semana.
As três perguntas
Cada letra é uma pergunta sobre o comportamento de compra. Juntas, elas dizem mais do que o faturamento sozinho.
Dias desde a última nota. Cliente que comprou há 3 dias está ativo; há 70 dias, provavelmente está comprando de outro.
Número de notas nos últimos 90 dias. Mostra hábito: quem compra toda semana depende de você.
Soma em R$ nos últimos 90 dias, já descontadas as devoluções. Mostra o peso do cliente no seu caixa.
Monte um cliente
Mexa nos controles e veja como as notas e o segmento mudam.
De números a notas
Para comparar clientes diferentes, cada medida vira uma nota de 1 a 5. As faixas abaixo são um ponto de partida para atacado que atende pequeno varejo; você ajusta ao seu negócio.
Dica para ajustar o M: ordene os clientes pelo valor comprado em 90 dias. O valor que separa os 20% maiores vira o piso da nota 5; os 40% maiores, da nota 4; e assim por diante. O laboratório faz isso por você no botão "Sugerir faixas de M".
Na prática, com clientes do exemplo
O mapa de segmentos
Cruzando a nota R com a nota FM, cada cliente cai numa célula do mapa. Seis segmentos bastam para começar. Toque numa célula para ver quem está lá e o que fazer.
Os números são quantos clientes do exemplo estão em cada célula hoje. Eixo vertical: nota R, com 5 no topo.
Duas janelas de 90 dias
Uma foto só diz onde o cliente está. Comparando a foto de hoje com a de 90 dias atrás, você vê para onde ele está indo.
Laboratório
Abaixo está o cálculo completo sobre 60 clientes fictícios. Quando tiver a extração do seu ERP no formato da planilha modelo, solte o arquivo aqui: o cálculo acontece no seu navegador e nenhum dado sai do seu computador.
Clientes por segmento
Hoje x 90 dias atrás
Movimento da carteira
Quantos clientes em cada situação
Matriz de migração
Linhas: segmento 90 dias atrás. Colunas: segmento hoje. A diagonal são os que ficaram onde estavam; à direita dela, quem caiu; à esquerda, quem subiu.
Por carteira de vendedor
Onde está o risco de cada carteira. Ordenado pelo valor perdido.
Ajustar as faixas das notas
As mesmas faixas valem para os dois períodos. Mudou aqui, muda o laboratório, o simulador e o mapa.
Tirando os dados do ERP
Você precisa de uma única lista: as vendas faturadas dos últimos 180 dias, uma linha por nota. A planilha modelo já traz o layout, um dicionário de campos e as fórmulas do RFM prontas.
| Campo | Precisa? | O que é | Exemplo |
|---|---|---|---|
data_venda | Sim | Data de emissão da NF (faturamento) | 15/09/2026 |
documento | Sim | Número da NF ou do pedido faturado | NF 104520 |
cod_cliente | Sim | Código interno do cliente | C1001 |
nome_cliente | Sim | Nome fantasia ou razão social | Mercadinho São Jorge |
valor_liquido | Sim | Total da NF menos descontos, sem frete e impostos destacados | 3250,90 |
vendedor | Recomendado | Vendedor ou RCA da carteira | Fernanda |
cidade, uf | Opcional | Para rota e região | Guarulhos, SP |
ramo_atividade | Opcional | Mercearia, padaria, bar, restaurante... | Minimercado |
Fica de fora
Notas canceladas, bonificações, remessas, transferências entre filiais e vendas para a própria empresa.
Entra negativo
Devoluções, com o mesmo código de cliente. Elas reduzem o M, mas não contam como compra no F.
Vale decidir antes
Clientes com várias lojas: analisar cada loja ou o grupo (CNPJ raiz)? Para a carteira do vendedor, normalmente cada loja.
Se o seu ERP aceita consulta SQL
Os nomes de tabelas e campos mudam de ERP para ERP. Use como roteiro e peça ajuda à TI ou à sua IA (veja o prompt "Montar a consulta no ERP").
-- Vendas faturadas dos últimos 180 dias, uma linha por nota
SELECT
nf.data_emissao AS data_venda,
nf.numero_nf AS documento,
cli.codigo AS cod_cliente,
cli.nome_fantasia AS nome_cliente,
CASE WHEN nf.tipo = 'DEVOLUCAO'
THEN -(nf.valor_total - nf.valor_desconto)
ELSE (nf.valor_total - nf.valor_desconto) END AS valor_liquido,
ven.nome AS vendedor,
cli.cidade, cli.uf,
cli.ramo AS ramo_atividade
FROM notas_fiscais nf
JOIN clientes cli ON cli.id = nf.cliente_id
LEFT JOIN vendedores ven ON ven.id = cli.vendedor_id
WHERE nf.data_emissao >= CURRENT_DATE - 180
AND nf.situacao = 'AUTORIZADA' -- sem canceladas
AND nf.tipo IN ('VENDA','DEVOLUCAO') -- sem bonificação, remessa, transferência
ORDER BY nf.data_emissao;
Prompts para praticar
Funciona no ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot ou na IA que sua empresa usa. Copie, troque o que está entre colchetes e anexe a planilha quando o prompt pedir. Comece com os dados do exemplo; depois repita com os seus.
Montar a consulta no ERP
Para quem tem acesso ao banco ou a uma ferramenta de relatórios.
Você é um analista de dados especialista em ERPs de distribuidoras e atacados no Brasil. Meu ERP é [nome do ERP, ex.: Winthor, Protheus, Sankhya, Bling, Omie] e o banco é [SQL Server / Oracle / PostgreSQL / não sei]. Preciso de uma consulta que traga as vendas faturadas dos últimos 180 dias, com UMA LINHA POR NOTA FISCAL, nestas colunas e nesta ordem: data_venda, documento, cod_cliente, nome_cliente, valor_liquido, vendedor, cidade, uf, ramo_atividade Regras: - valor_liquido = total da nota menos descontos, sem frete e sem impostos destacados (ST, IPI); - excluir notas canceladas, bonificações, remessas, transferências entre filiais e vendas para a própria empresa; - devoluções entram como valor negativo, com o código do cliente original; - se o ERP guardar por item, agrupar por nota. Me entregue: 1) a consulta comentada linha a linha; 2) as tabelas e campos do [ERP] que você supôs, para eu confirmar com a TI; 3) três conferências que eu devo fazer no resultado antes de usar.
Ajustar um relatório exportado
Para quem só consegue exportar um relatório pronto.
Exportei um relatório de vendas do meu ERP. Abaixo estão o cabeçalho e as 10 primeiras linhas: [cole aqui] Quero transformar esse relatório no layout padrão de RFM, com uma linha por nota fiscal e estas colunas: data_venda (dd/mm/aaaa), documento, cod_cliente, nome_cliente, valor_liquido (número), vendedor, cidade, uf, ramo_atividade 1. Diga qual coluna do meu relatório corresponde a cada coluna do padrão e o que está faltando. 2. Se o relatório estiver por item, explique como agrupar por nota no Excel (tabela dinâmica ou fórmula). 3. Aponte linhas que provavelmente não são venda (cancelada, bonificação, transferência) pelos sinais que aparecem nos dados. 4. Liste os passos no Excel, um por um, para chegar ao layout final.
Validar a extração
Anexe a planilha antes de rodar qualquer análise.
Anexei a extração de vendas da minha distribuidora (aba Vendas). Antes de calcular o RFM, faça uma auditoria da base e me devolva uma tabela com: verificação, resultado, quantas linhas afetadas e o que devo corrigir. Verifique: - período coberto (primeira e última data) e se há dias sem venda que pareçam falha de extração; - notas duplicadas (mesmo documento e cliente repetidos); - valores zerados, negativos e muito fora do padrão (acima de 3 desvios da média); - clientes com o mesmo nome e códigos diferentes; - linhas sem vendedor; - faturamento total por mês, para eu comparar com o relatório oficial. Não corrija nada sozinho: só aponte.
Calcular o RFM com as regras da cartilha
O prompt principal. Anexe a planilha.
Você é um analista comercial de uma distribuidora. Anexei a planilha de vendas (aba Vendas, uma linha por nota). Calcule o RFM por cliente usando EXATAMENTE estas regras: Data de referência: a maior data da base. Janela: 90 dias. Período atual: datas maiores que (referência - 90) até a referência. Período anterior: datas maiores que (referência - 180) até (referência - 90). Para cada período: - R = dias entre o fim do período e a última compra do cliente até essa data; - F = quantidade de notas com valor positivo dentro do período; - M = soma de valor_liquido dentro do período (devoluções já entram negativas). Notas de 1 a 5: - R: até 7 dias = 5; até 15 = 4; até 30 = 3; até 60 = 2; acima = 1 - F: 10 ou mais = 5; 6+ = 4; 3+ = 3; 2 = 2; 0 ou 1 = 1 - M: R$ 40.000+ = 5; 20.000+ = 4; 8.000+ = 3; 3.000+ = 2; abaixo = 1 FM = média de F e M arredondada para baixo. Segmentos: Campeões (R 4-5 e FM 4-5); Leais (R 3-5 e FM 3-5, se não for Campeão); Promissores (R 4-5 e FM 1-2); Precisam de atenção (R 3 e FM 1-2); Em risco (R 1-2 e FM 3-5); Hibernando (R 1-2 e FM 1-2). Cliente sem compra até o fim do período anterior = "Sem histórico" no período anterior. Devolva uma tabela por cliente com: código, nome, vendedor, R, F, M, notas e segmento de cada período. Depois, um resumo com a quantidade de clientes e o faturamento de cada segmento nos dois períodos. Mostre o código que usou para eu conferir.
Quem caiu, quem melhorou
Rode depois do cálculo, na mesma conversa.
Com o RFM calculado, classifique o movimento de cada cliente: - Novo: não tinha compra antes do período atual; - Parou de comprar: comprou no período anterior e não comprou no atual; - Melhorou: soma R+F+M atual menos a anterior maior ou igual a 2; - Piorou: essa diferença menor ou igual a -2; - Estável: o resto. Me entregue: 1. Quantos clientes e quanto faturamento (diferença em R$) em cada movimento; 2. Os 15 clientes que mais perderam faturamento, com segmento anterior → atual e dias sem comprar; 3. Os 10 que mais cresceram; 4. Três padrões que você percebe (por vendedor, cidade ou ramo) e que valem uma investigação. Escreva em linguagem de reunião comercial, sem jargão estatístico.
Diagnóstico por carteira
Para a reunião com os vendedores.
Agrupe o resultado do RFM por vendedor e monte uma tabela com: clientes na carteira, % em Campeões + Leais, % em Em risco + Hibernando, clientes que pioraram ou pararam, e o valor perdido (soma das diferenças negativas em R$). Depois, para cada vendedor, escreva dois parágrafos curtos: - o ponto forte da carteira; - os 3 clientes que ele deveria contatar esta semana e por quê. Termine com uma comparação justa entre as carteiras, considerando que carteiras maiores têm mais clientes em risco em números absolutos.
Entender um cliente específico
Para preparar a ligação de recuperação.
Olhe o histórico de notas do cliente [código] nos 180 dias. 1. Descreva o padrão de compra antes e depois da queda: intervalo médio entre notas, ticket médio, maior e menor nota. 2. Em que semana o padrão mudou? 3. Liste hipóteses comerciais para a queda (preço, ruptura, troca de vendedor, concorrente, sazonalidade, problema de crédito) e que pergunta eu faria ao cliente para testar cada uma. 4. Escreva um roteiro de ligação de 2 minutos para o vendedor.
Segmentos antes e depois
O gráfico que abre a reunião.
Com o RFM calculado, gere um gráfico de barras horizontais com a quantidade de clientes por segmento, comparando período anterior e período atual lado a lado. Ordem dos segmentos, de cima para baixo: Campeões, Leais, Promissores, Precisam de atenção, Em risco, Hibernando. Use cinza para o período anterior e azul escuro para o atual, rótulos com o número em cada barra e título "Clientes por segmento: hoje x 90 dias atrás". Faça um segundo gráfico igual, mas com faturamento em R$ no lugar da quantidade. Embaixo de cada gráfico, escreva em uma frase o que mudou de mais importante.
Mapa de calor da migração
Mostra de onde vieram e para onde foram os clientes.
Monte uma matriz de migração: linhas = segmento no período anterior (inclua "Sem histórico"), colunas = segmento no período atual, células = quantidade de clientes. Desenhe como mapa de calor com o número dentro de cada célula, mantendo a ordem dos segmentos do melhor para o pior nas linhas e nas colunas. Destaque com borda a diagonal (quem ficou no mesmo lugar). Depois, explique em três frases: qual a maior perda, qual a maior conquista e o que isso sugere para a equipe comercial.
Painel de uma página em HTML
Para compartilhar com a diretoria ou projetar na reunião.
Crie um painel em um único arquivo HTML, em português, com os resultados do RFM: - topo com 4 indicadores: clientes ativos no período, variação de faturamento, clientes que pioraram ou pararam, valor em risco (faturamento anterior de quem está Em risco ou Parou); - gráfico de segmentos (hoje x 90 dias atrás); - gráfico de movimento (Melhorou, Estável, Piorou, Parou, Novo); - tabela "Ligar esta semana" com os 20 clientes de maior perda, com vendedor e dias sem comprar; - tabela por vendedor. Use os dados reais da análise embutidos no arquivo, layout limpo e responsivo para celular. Não use dados inventados.
Plano de ação por segmento
Transforma o mapa em rotina.
Sou gestor comercial de uma distribuidora que atende [tipo de cliente, ex.: mercearias e minimercados] em [região], com [número] vendedores e [número] operadores de televendas. Com base nos segmentos RFM, monte um plano de ação em tabela com: segmento, objetivo, ação, cadência de contato, canal (visita, telefone, WhatsApp), responsável e indicador de sucesso em 30 dias. Inclua para cada segmento uma mensagem de WhatsApp curta e natural, no tom de um vendedor que conhece o cliente, sem cara de propaganda. Considere que cada vendedor consegue fazer no máximo [número] contatos de qualidade por semana.
Lista da semana por vendedor
Rode toda segunda-feira com a base atualizada.
Com o RFM e os movimentos calculados, monte a lista de contatos desta semana para cada vendedor, com no máximo [15] clientes por vendedor, nesta prioridade: 1. Em risco e Piorou, do maior para o menor valor perdido; 2. Parou de comprar há menos de 60 dias; 3. Promissores e Novos (para criar hábito); 4. Campeões sem compra há mais de 10 dias. Para cada cliente: motivo do contato em uma linha, última compra, ticket médio e uma sugestão de abordagem. Formate como uma tabela por vendedor, pronta para enviar no WhatsApp da equipe.
Rever a divisão da carteira
Para quando as carteiras estão desequilibradas.
Analise se a divisão de clientes entre vendedores está equilibrada, usando o RFM e as colunas cidade e vendedor. 1. Mostre, por vendedor: total de clientes, quantos em cada segmento e o faturamento atual. 2. Estime a carga semanal de cada um, considerando contato semanal para Campeões e Em risco, quinzenal para Leais, Promissores e Atenção, e mensal para Hibernando. 3. Proponha uma redistribuição que equilibre a carga sem quebrar regiões, mexendo no menor número possível de clientes Campeões (relacionamento conta). 4. Liste os riscos da mudança e como comunicar ao cliente.
Da análise à carteira
Carteirizar é decidir, para cada cliente, quem cuida, com que frequência e com qual objetivo. O RFM dá a primeira versão dessa decisão; a experiência do time ajusta.
A rotina que sustenta o modelo
Segunda-feira
Atualizar a extração, recalcular e enviar a lista da semana para cada vendedor. Leva 20 minutos depois de pronto.
Durante a semana
Vendedor registra o resultado de cada contato com Em risco: motivo da queda e próximo passo. Uma coluna na planilha basta.
Todo mês
Comparar a matriz de migração com a do mês anterior. Se o número de "Parou de comprar" não cai, a ação precisa mudar.
Seus primeiros 30 dias
Um caminho curto para sair do conceito e chegar à primeira rotina. Marque o que já fez; fica salvo neste navegador.